Aviso de privacidad

Quién responde por los datos

Cada colegio, centro de tutorías o tutor particular maneja su propio espacio de trabajo en Emilia. El colegio o el tutor es dueño de los registros de sus estudiantes y decide quién usa Emilia. Tranquilo Systems maneja esos registros en su nombre.

Qué guarda Emilia sobre los estudiantes

• Datos de la cuenta: nombre, grado, nombre de usuario, contraseña y nivel de inglés.
• Práctica: trabajos escritos, resultados de pruebas y lecciones, mensajes del chat con el tutor de IA, transcripciones en texto de las conversaciones de voz, correcciones orales que registró el tutor y qué partes de las historias eligió leer en español.
• Notas personales cortas que la IA toma del chat, como intereses, familia, mascotas y amigos (máximo 15 notas cortas), y los intereses que el estudiante elige.
• Análisis de las sesiones hecho por IA: un cálculo aproximado del nivel del estudiante, errores frecuentes con ejemplos cortos citados, fortalezas y un enfoque sugerido.
• Tiempo de actividad (cuánto tiempo está activo el estudiante en cada tipo de página) y el calendario de repaso del vocabulario.
• Fotos de hojas de trabajo en papel que un docente sube para calificar, y las respuestas que Emilia lee en ellas.

Las cuentas de los estudiantes no tienen correo electrónico, fecha de nacimiento, dirección de la casa ni número de teléfono. Emilia no guarda grabaciones de audio.

Qué guarda Emilia sobre los docentes

Nombre, nombre de usuario, contraseña, rol (docente o administrador), ajustes de clase como la duración de la clase y los días de clase por semana, los materiales que crean y las notas y comentarios que dan.

Servicios externos que reciben datos

Emilia usa cuatro servicios externos. Esto es lo que recibe cada uno.

• Anthropic escribe las respuestas del tutor de IA en el chat, analiza las sesiones de práctica, toma las notas personales cortas, escribe materiales de práctica, lee los documentos de currículo que sube un administrador y lee las fotos de hojas de trabajo que sube un docente. Una foto puede mostrar el nombre del estudiante escrito a mano; la lista de la clase no se envía. Anthropic declara que, por defecto, no usa estos datos para entrenar sus modelos y que los borra en un plazo de 30 días, salvo en los casos que describen sus políticas, como la revisión de usos indebidos, o cuando la ley exige más tiempo.
• OpenAI crea las imágenes de las historias de vocabulario a partir de descripciones cortas, lee textos en voz alta (respuestas del tutor, práctica de vocabulario, textos para escuchar y textos de las historias), maneja las conversaciones de voz en vivo y convierte clips cortos de voz en palabras escritas en el chat y en las casillas de respuesta de las historias. El audio de la voz en vivo va directamente del navegador del estudiante a OpenAI. OpenAI declara que no usa estos datos para entrenar sus modelos a menos que el cliente decida compartirlos, y que guarda registros para revisar usos indebidos hasta por 30 días, salvo que la ley exija más tiempo.
• PostHog (nube de Estados Unidos) recibe registros de cómo se usa la aplicación, como qué función se abrió y si funcionó, y avisos cortos de errores sin el texto del mensaje. Estos registros llevan identificadores codificados en lugar de nombres. Nunca incluyen nombres, nombres de usuario, respuestas, puntajes exactos, chats ni escritos, ni transcripciones de voz. PostHog guarda estos registros 1 año en su plan gratuito y hasta 7 años en sus planes pagos.
• Sentry recibe un informe cuando algo falla en el servidor: qué salió mal y en qué parte del código. Antes de enviarlo, Emilia quita lo que se envió en la solicitud, los detalles extra al final de las direcciones de las páginas y las cookies, y Sentry está configurado para no recoger direcciones IP. Un informe todavía puede incluir texto que la aplicación escribió en un mensaje de error. Sentry declara que, por defecto, no usa estos datos para entrenar modelos de IA sin permiso. Sentry guarda estos informes hasta por 90 días.

El primer nombre del estudiante, las notas personales cortas y los intereses que el estudiante elige van con las solicitudes del chat con el tutor a Anthropic y con las solicitudes de voz en vivo a OpenAI, para que el tutor pueda saludar al estudiante y hablar de las cosas que le gustan.

Cookies

Emilia usa una sola cookie de inicio de sesión, que mantiene a la persona con la sesión iniciada hasta por 18 horas. Emilia no muestra publicidad, y sus páginas no cargan en el navegador programas de publicidad ni de analítica externa.

Dónde están los datos

Los registros educativos están en la base de datos de Emilia, en su servidor de producción. Emilia no vende datos. Los servicios externos reciben solo lo que describe este aviso.

Cuánto tiempo se guardan algunos datos

• Una foto de una hoja de trabajo se guarda solo hasta que el docente confirma la nota, y nunca más de 30 días. Las respuestas leídas en ella se quedan con la nota.
• Las copias de seguridad de la base de datos se quedan en el servidor de producción y se borran antes de cumplir 30 días. Las fotos de las hojas de trabajo no están en las copias de seguridad.
• Los registros del servidor, que anotan las solicitudes a las páginas de Emilia, se guardan 30 días.

Este aviso no fija un plazo para los demás registros. Para pedir que se borren los datos de un estudiante, vea “Cómo pedir el borrado” más abajo.

Los registros de los estudiantes en la aplicación

• Desactivar estudiante se puede deshacer y no borra nada: el estudiante ya no puede iniciar sesión, las sesiones abiertas dejan de funcionar y se conserva el registro educativo.
• Reactivar estudiante le devuelve el acceso al estudiante, con el mismo registro.
• Restablecer historial de práctica es un nuevo comienzo para la práctica de rutina, y no se puede deshacer. Conserva la cuenta, las evaluaciones formales y los registros de nivel, la evidencia aceptada y el trabajo que la respalda, y el historial de auditoría.

Ni la desactivación ni el restablecimiento borran a un estudiante.

Cómo ver u obtener una copia de los datos

Los administradores del espacio de trabajo pueden descargar un archivo de Excel con los datos de sus estudiantes. Un estudiante, padre, madre o acudiente que quiera ver sus datos puede pedírselos a su colegio o tutor, o escribir a contact@tranquilosystems.com.

Cómo pedir el borrado

En la aplicación no hay un botón para borrar. Para pedir que se borren los datos de un estudiante, escriba a contact@tranquilosystems.com. Tranquilo Systems atiende la solicitud por fuera de la aplicación, la completa en un plazo máximo de 15 días hábiles y confirma por escrito cuando termina. Las copias de seguridad se borran automáticamente en un plazo de 30 días.

Un estudiante, padre, madre o acudiente también puede pedirle a su colegio o tutor que haga la solicitud.

Leyes de privacidad

Este aviso describe cómo maneja Emilia los datos. Se escribió teniendo en cuenta las normas de privacidad escolar e infantil de Estados Unidos (FERPA y COPPA) y la Ley 1581 de 2012 de Colombia.

Cambios a este aviso

Cuando este aviso cambie, también cambiará la fecha de “Última actualización” que aparece arriba.